Wir können Unternehmen die Identität eines Betroffenen überprüfen, wenn dieser Auskunft zu die über ihn gespeicherten Daten nach Art. 15 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt? Oftmals wird die Vorlage einer Ausweiskopie verlangt. Ausweise enthalten jedoch zahlreiche personenbezogene Daten. Bei Vervielfältigung und Handhabung sind deshalb besondere Sorgfaltsmaßnahmen zu beachten. Anhand von Fällen aus der Praxis informiert die Landesbeauftragte (LfDI) NRW mit einer Broschüre, wer welche Daten der Ausweise notieren oder kopieren darf, und wann Ausweise gescannt werden dürfen.
Was ist zu beachten?
Für Unternehmen ist insbesondere zu beachten, dass die Broschüre erläutert, unter welchen Umständen sie bei Geltendmachung von Auskunftsansprüchen nach Art. 15 DSGVO eine Kopie des Personalausweises verlangen können oder sogar müssen. Keineswegs ist dies in jedem Falle gegeben. Insbesondere ist zu beachten, dass das Fordern einer Kopie oder eines Scans erforderlich sein muss (dies ist bspw. nicht der Fall, wenn der Ausweis ohne größeren Aufwand persönlich eingesehen werden kann). Auch muss der Betroffene darauf hingewiesen werden, dass nicht relevante Daten von ihm geschwärzt werden können. Die Broschüre des LfDi NRW bietet anhand von Beispielen hier detaillierte Leitlinien. Diese sollten Sie in Ihren Standardabläufen zur Beantwortung von Auskunftsansprüchen nach Art. 15 DSGVO berücksichtigen. Insbesondere sollten Sie überprüfen, ob und wie Sie sicherstellen, dass mithilfe von Ausweisdokumenten nur Berechtigte die Informationen nach Art. 15 DSGVO erlangen können.