Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten durch den Arbeitgeber ist ein sensibles Thema. Es stellt sich die Frage, ob und unter welchen Umständen die freiwillig in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen können. Dieser Blogartikel beleuchtet die rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen, die bei der Freiwilligkeit einer Einwilligung im Arbeitsverhältnis zu beachten sind.
Freiwilligkeit der Einwilligung – Rechtlicher Hintergrund
Grundlegende Prinzipien
Nach Art. 6 Abs. 1 S. 1. Buchst. a und Art. 7 der DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG können Beschäftigte in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen. Die frühere Auffassung, wonach eine freiwillige Einwilligung im Arbeitsverhältnis regelmäßig pauschal ausgeschlossen sein sollte, ist überholt. Dass dem nicht so ist, ergibt sich bereits aus dem Wortlaut des § 26 Abs. 2 BDSG, der von dieser Möglichkeit ausdrücklich ausgeht. Dies ist auch die Auffassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).
Rechtlicher Exkurs
Zur im wesentlich identischen alten Rechtslage vor der DSGVO wegweisend BAG, Urteil vom 11. Dezember 2014 – 8 AZR 1010/13. Es betonte, dass nicht generell von einer strukturellen Ungleichheit zugunsten des Arbeitgebers ausgegangen werden kann. Vielmehr ist im Einzelfall unter Berücksichtigung des Maßregelungsverbotes (§ 241 Abs. 2 und § 612a BGB) zu prüfen, ob die Einwilligung freiwillig erfolgte.
Gesetzliche Vorgaben
§ 26 Abs. 2 BDSG unterstreicht die Freiwilligkeit der Einwilligung und gibt im Zusammenspiel mit Art. 7 DSGVO konkrete Kriterien vor. Die Einwilligung ist freiwillig, wenn sie ohne äußeren Druck des Arbeitgebers erfolgt. Dies ist insbesondere dann gegeben, wenn der Beschäftigte einen wirtschaftlichen oder ideellen Vorteil erlangt. Dies ist jedoch keine zwingende Voraussetzung. Im Ergebnis ist es ausreichend, wenn keine negativen Konsequenzen im Falle der Verweigerung drohen.
Eine Einwilligung ist nicht freiwillig, wenn der Arbeitgeber Druck ausübt, z.B. mit Kündigung droht oder die Einwilligung zwingend mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrages verknüpft.
Aufgrund des Zwecks der Vorschrift, Beschäftigte zu schützen, darf der Begriff der negativen Konsequenz auch nicht zu eng verstanden werden.
Praktische Umsetzung der Einwilligung
Bei Online- oder Intranet-Abfragen genügt es, den Einwilligungstext mit einer Checkbox und einem klar benannten Button („Einwilligung abgeben“ oder „Ich stimme zu“) zu versehen. Auch konkludente Einwilligungen, z.B. durch das Hochladen eines Fotos, sind theoretisch möglich, müssen jedoch die Informationspflichten erfüllen. Wir raten hiervon jedoch ab und empfehlen eine ausdrückliche Einwilligung – denn diese muss der Arbeitgeber letztendlich nachweisen können. Zudem muss gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO der Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht erfolgen. Der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung der Einwilligung.
Rechtlicher Exkurs
Es ist umstritten, welche Folgen die fehlende Belehrung über die Widerrufsmöglichkeit bei der Einwilligung hat. Eine Auffassung besagt, die Einwilligung sei dann unwirksam. Nach der herrschenden Auffassung liegt zwar ein Verstoß gegen die DSGVO vor, dieser berühre jedoch nicht die Freiwilligkeit. Daher kann dies nicht pauschal beantwortet werden. Es muss vielmehr im Einzelfall beurteilt werden, ob sich die fehlende Belehrung auf die Freiwilligkeit der Einwilligung ausgewirkt hat. Hierbei ist die besondere Beweislast des Verantwortlichen zu berücksichtigen.
Der Wegfall der Einwilligung
Ein besonderes Augenmerk müssen Arbeitgeber darauf legen, wie zu verfahren ist, wenn die Einwilligung wegfällt. Dies geschieht entweder durch Widerruf der Einwilligung oder wenn die Einwilligung von Anfang an befristet erfolgte. In diesem Fall fehlt einer weiteren Verarbeitung, insbesondere einer weiteren Veröffentlichung die Rechtsgrundlage. Entsprechende Daten müssen dann gelöscht werden.
Wichtig: Es ist Verantwortlichen nicht gestattet, nachträglich eine andere Rechtsgrundlage heranzuziehen, um die Daten nach dem Widerruf der Einwilligung zum gleichen Zweck weiter zu verbreiten. Dies ist nur dann möglich, wenn der Betroffene bereits bei der Datenerhebung transparent über diese Rechtsgrundlage informiert wurde. Sofern für den gleichen Zweck eine andere Rechtsgrundlage vorhanden ist, müssen Arbeitgeberprüfen, ob und inwieweit das Einholen einer Einwilligung überhaupt zweckmäßig ist.
Checkliste für die Einwilligung der Beschäftigten
Hier können Sie einen One-Pager herunterladen, der ihnen die wichtigsten Informationen zusammenfasst.
Fazit
Die Einwilligung von Beschäftigten zur Verarbeitung personenbezogener Daten muss freiwillig erfolgen und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Arbeitgeber sollten sorgfältig darauf achten, keine negativen Konsequenzen bei Verweigerung anzudrohen und alle erforderlichen Hinweise zu geben. Nur so kann die Freiwilligkeit der Einwilligung im Arbeitsverhältnis rechtssicher und im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen erfolgen.
Bildnachweis: KI generiert